چرا مدیران با انجام کارهای کوچک، روزانه میلیونها تومان ضرر میکنند؟
مدیرانی که وقت خود را صرف کارهای جزئی میکنند، فرصتهای بزرگی را از دست میدهند. با سه راهکار ساده، زمان را مدیریت و بهرهوری را چند برابر کنید.
در بسیاری از کسبوکارها، مدیران و رهبران به جای تمرکز بر تصمیمات مهم و استراتژیک، وقت خود را صرف انجام کارهای جزئی و کمارزش میکنند. این رویکرد ممکن است ساده و بیخطر به نظر برسد، اما در واقع میتواند هفتهای میلیونها تومان زیان مالی به همراه داشته باشد.
این مقاله به بررسی سه راهکار کلیدی میپردازد که به مدیران کمک میکند تا از دام مشغول بودن بیثمر رهایی یابند و بهرهوری خود را به سطح بالاتری برسانند.
۱. تصمیمات کمتر، اما با تأثیر بیشتر
مدیران هوشمند میدانند که انرژی شناختی محدود است و حتی کوچکترین تصمیمات از این منبع ارزشمند میکاهند. مدیرانی که در طول روز با انبوهی از تصمیمات کوچک روبهرو هستند، در پایان روز با خستگی ذهنی مواجه میشوند و توان تصمیمگیری مؤثر در موضوعات مهمتر را از دست میدهند.
به طور مثال احتمالا شنیدهاید که «باراک اوباما» رئیس جمهور سابق آمریکا در دوران ریاستجمهوریاش هر روز همان دو کت را میپوشید، یا «استیو جابز» که همیشه همان تیشرتهای مشکی را به تن میکرد. آنها در تمام آن سالها در تلاش برای کاهش خستگیِ تصمیمگیری بودند.
رهبران موفق برای کاهش این فشار، برخی تصمیمات را به صورت خودکار میگیرند، یا آنها را به شخص دیگری واگذار میکنند و یا اینکه آن تصمیمات را به طور کلی حذف میکنند. برای مثال، تعیین سیاست مشخص برای بررسی ایمیلها یا زمانبندی جلسات، میتواند از اتلاف وقت و انرژی جلوگیری کند.
۲. واگذاری وظایف؛ حتی زودتر از آنچه تصور میشود
بسیاری از مدیران تصور میکنند که واگذاری وظایف باید در زمانهایی انجام شود که تیم بزرگتری در اختیار دارند یا حجم کاری کمتر شده است. اما در واقع، واگذاری زودهنگام وظایف اداری یا تکراری به دیگر اعضای تیم، یکی از موثرترین روشها برای آزادسازی وقت و تمرکز بر اهداف کلان است.
در تجربیات عملی، دیده شده که برخی مدیران تنها با واگذاری «مدیریت ایمیلها» یا «امور دفتری» یا حتی واگذاری «پیگیری صورتحسابها»، هفتهای دو روز زمان آزاد به دست آوردهاند. این تغییر کوچک منجر به افزایش تمرکز و در نهایت، رشد محسوس در عملکرد سازمان شده است.
برخی از اقدامات عملی جهت واگذاری وظایف عبارتند از:
- تهیه لیست از وظایف کمارزش. پنج تا ده کاری که بیش از ۱۵ دقیقه زمان میگیرند اما ارزش استراتژیک ندارند، شناسایی شود.
- استانداردسازی فرایندها. تهیه سند راهنما (Standard Operating Procedure) برای تسهیل انتقال مسئولیت به دیگران.
- مرور دورهای. هر ماه بازنگری کنید و وظایف جدید برای واگذاری اضافه نمایید.
۳. تقویم کاری، یک دارایی ارزشمند است
زمان تفکر عمیق و تصمیمگیری استراتژیک باید در تقویم کاری هر مدیر جایگاه ثابتی داشته باشد. فشردگی جلسات و وقفههای پیدرپی، مانع از بروز خلاقیت و دقت در تصمیمگیری میشود.
مدیران حرفهای تلاش میکنند که زمانهای مشخصی از روز یا هفته را برای تفکر، بررسی دادهها و تصمیمات کلان اختصاص دهند و این زمانها را از مزاحمتهای احتمالی محافظت کنند. برای نمونه، برخی رهبران تصمیم گرفتهاند تا قبل از ساعت ۱۰ صبح هیچ جلسهای نداشته باشند؛ اقدامی که به کاهش خطا، بهبود کیفیت تصمیمات و کاهش استرس در تیم منجر شده است.
برخی از راهکارها جهت محافظت از زمان «تفکر عمیق» عبارتند از:
- قطع دسترسی در بازههای ۲ ساعته. در تقویم شخصی، دو یا سه بازه یکساعته برای «تحلیل داده» یا «برنامهریزی استراتژیک» رزرو شود.
- قوانین «نه» گفتن. استانداردسازی پاسخ «خیر» به درخواستهایی که دستورکار مشخص ندارند.
جمعبندی
آنچه موجب موفقیت یک مدیر میشود، سختکوشی نیست؛ بلکه توانایی در اولویتبندی و تمرکز بر وظایف با بالاترین ارزش است. با کاهش تصمیمات غیرضروری، واگذاری وظایف کماهمیت و مدیریت هوشمندانه زمان، مدیران میتوانند به جای صرف انرژی برای کارهای کوچک، مسیر رشد و توسعه پایدار را دنبال کنند.
اشتراکگذاری این مطلب:
