۶ نکته برای مدیریت تیم‌های دورکار

تاثیر «ارتباط مؤثر» بر عملکرد شرکت

طبق مقاله اخیر مجله Forbes، ارتباط مؤثر می‌تواند بهره‌وری تیم را تا ۲۵٪ افزایش دهد، چرا که اعضا حس پیوستگی و هم‌راستایی بیشتری با اهداف سازمان دارند. همچنین مجلات SHRM و Cube HR گزارش داده‌اند که این ارتباط موجب افزایش انگیزه و رضایت شغلی کارمندان شده و نرخ ترک کار را به‌طور چشمگیر کاهش می‌دهد. از سوی دیگر، تنها ۱۳٪ کارمندان معتقدند رهبری سازمانشان توانایی ارتباط مؤثر دارد، که نشان‌دهنده فضای گسترده‌ای برای بهبود این مهارت در میان مدیران است.

۱. از فعالیت‌های مرسوم تیم‌سازی برای ساخت اعتماد استفاده کنید

وقتی کسی را به صورت روزانه می‌بینید، در اصل در حال ساخت سطحی از اعتماد هستید. ممکن است حتی در حین کار داستان‌هایی از زندگی شخصی خودتان هم برای او تعریف کنید. بنابراین، ساخت محیطی مثبت و قابل اعتماد برای اعضای تیمی که به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند، چالش دیگری که برای مدیریت یا منابع انسانی به شمار می‌آید.

اما چگونه می‌توانید از راه دور تیم‌سازی کنید؟

• بازی‌های آنلاین برگزار کنید. برگزاری این بازی‌ها تاثیر مستقیمی در جهت تعمیق روابط و پیوندهای اعضای تیم خواهد داشت.
• با تمام اعضای تیم تماس تصویری بگیرید. تماس تصویری‌ای را میزبانی کنید که در آن تمام اعضای تیم شرکت کنند تا اعضا بتوانند چهره همدیگر را ببینند، خود را معرفی کنند و درباره کار خود چیزی را به اشتراک بگذارند.
• استفاده از جلسات رسمی برای تیم‌سازی. از زمان‌های ابتدای جلسات در جهت به اشتراک‌گذاری تجربیات شخصی و پیوند روابط استفاده کنید. از شرکت‌کنندگان بخواهید تا درباره هفته‌ای که گذشت صحبت کنند یا فضا را برای یک گفتگوی باز آماده کنید.

۲. با کارمندان طبق روش ترجیحی آن‌ها ارتباط برقرار کنید

تاثیرگذارترین راه برای القای احساسِ احترام به کارمندان، تنظیم روش ارتباطی شما طبق سبک شخصیتی کارمندان است. از آن‌ها سوال کنید که ترجیح می‌دهند چگونه کار کنند، و اگر منطقی بود، طبق خواسته آن‌ها عمل کنید. شاید بخواهند ارتباطی آزاد داشته باشند یا شاید ارتباطِ دائمی باعث حواس‌پرتی و استرس آن‌ها شود. ممکن است ترجیح دهند در زمان‌های آزادِ خود به ایمیل‌ها پاسخ دهند یا اینکه بخواهند تماس روزانه برقرار کنند.

انعطاف‌پذیریِ رویکرد شما می‌تواند کارمندان را به بیشترین بازدهی برساند. البته که همزمان با بازدهی، رضایت شغلی آن‌ها نیز افزایش خواهد یافت و به شرکت شما وفادار خواهند بود. در اصل این حرکت نمادین شما در جهت احترام به طرف مقابل، منجر به همکاری بلندمدت شما خواهد شد.

۳. از ابزارهای تعامل آنی برای تیم‌های دورکار استفاده کنید

در مدل دورکاری، ارتباط آنی و مؤثر نقش حیاتی در حفظ هماهنگی و بهره‌وری تیم‌ها ایفا می‌کند. با فراهم‌سازی بسترهای ارتباطی مناسب، اعضای تیم می‌توانند بدون تأخیر با یکدیگر در ارتباط باشند، سؤالات خود را مطرح کنند، بازخورد دریافت کنند و ایده‌ها را به اشتراک بگذارند.

برخی از این ابزارهای ارتباطی عبارتند از:

• Slack
• Microsoft Teams
• سیوِل

استفاده از این ابزارها، به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که در محیط مجازی مناسب و اختصاصی همکاری کنند، فایل‌ها را به اشتراک بگذارند و جلسات مجازی برگزار کنند. این ابزارها با قابلیت‌هایی مانند اعلان‌های فوری، اشتراک‌گذاری صفحه و یکپارچگی با سایر نرم‌افزارهای کاری، تجربه‌ای مشابه با همکاری حضوری را فراهم می‌کنند.

۴. خط مشی تیم خود را ایجاد و آن را توسعه دهید

فراهم کردن یک فایل راهنما درباره نحوه ارتباط گرفتن اعضای تیم با یکدیگر، به اجرای خط مشی شما کمک قابل توجهی خواهد کرد. این راهنما می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• انتظارات شما درباره اینکه کارمندان چه زمانی باید آنلاین، در دسترس و پاسخگو باشند.
• تعیین مسئولیت‌های مشخص برای هر پروژه.
• روش ترجیحی شما برای ارتباط از راه دور.
• قوانینی حول جلسات ویدیویی وضع کنید؛ مثلا اینکه اگر کسی جلسه‌ای را از دست داد بتواند به فایل ضبط شده جلسه دسترسی داشته باشد.

۵. به صورت منظم جلسات مفید برگزار کنید

اگر روی پروژه‌ای کار می‌کنید که نیازمند سطح بالایی از همکاری و راهنمایی است، در برگزاری جلسات، حتی به صورت روزانه، تردید نکنید. البته برگزاری جلسه روزانه بیشتر برای اعضای جدید تیم گزینه مناسبی است.

با این حال طبق گزارشات، حتی تیم‌های حرفه‌ای هم حدود ۳۱ ساعت در ماه را صرف جلسات غیرسازنده و غیرمفید می‌کنند، بنابراین اطمینان حاصل کردن از بازدهی جلسات امری حیاتی به شمار می‌رود. یک دستورالعملِ مفید باید شامل لیستی از موضوعات و مباحث کلیدی در جلسه باشد. با تهیه این لیست و جلوگیری از مطرح شدن مباحث حاشیه‌ای، بازدهی و شفافیت جلسات به صورت قابل ملاحظه‌ای افزایش می‌یابد.

۶. در دسترس باشید

و در آخر، از آنجایی که شما در یک دفتر و به صورت حضوری در دسترس نیستید، باید سیستم جایگزینی را طراحی کنید تا کارمندان احساس حمایت داشته باشند. برای این منظور، باید در دسترس باشید. این موضوع حس اعتماد را افزایش داده و به کارمندان حس ارزشمند بودن القا می‌کند. اگر نمی‌توانید همیشه در دسترس باشید، ساعت مشخصی را تعیین کنید تا کارمندان اطمینان داشته باشند پاسخ سوال‌هایشان را خواهند گرفت.